Comiesięczne rozliczanie opłat za przedszkola, żłobki czy inne placówki edukacyjne to prawdziwy horror dla niejednego dyrektora. Zarządzanie żłobkiem czy przedszkolem wymaga doskonałej organizacji, także w kwestiach finansowych. Brak wpłaty czesnego w terminie to jedna z największych bolączek właścicieli placówek dla najmłodszych. Czy ten nagminny problem można jakoś rozwiązać?

Skąd ten problem?

Uzyskanie wpłat za czesne, dodatkowe zajęcia czy posiłki w terminie to naprawdę spory kłopot. Niestety, większość z nas dokonuje wszystkich opłat dopiero wtedy, gdy jesteśmy do tego zmuszeni. Czasem wynika to z chęci pozornego zatrzymania większej ilości środków na koncie (które i tak muszą zniknąć!), a często po prostu z braku czasu i nadmiaru obowiązków. Rodzice niestety także należą do grupy osób, które unikają wywiązania się ze swojego finansowego obowiązku wobec żłobka czy przedszkola. Wielu rodziców uważa także, że opłata za uczęszczanie dziecka do placówki to drugorzędny koszt.

Grosz do grosza…

Dla przedszkola taka sytuacja jest bardzo niebezpieczna. Naraża placówkę na bardzo duży koszt. W przypadku, gdy do placówki uczęszcza powyżej stu podopiecznych, nawet miesięczna zaległość stanowi dużą sumę. Gdy rodzice zwlekają z odpłatami trudno na bieżąco opłacać zobowiązania – pensje, posiłki dla dzieci, rachunki itd. Gdy pojawią się dodatkowe koszty (np. renowacja pieca CO przed zimą) brak płynności finansowej przedszkola może mieć naprawdę katastrofalne skutki. Każdy rodzic wpływa na sytuację materialną przedszkola. Nawet pozornie niewielka suma może wywołać trudność w funkcjonowaniu placówki. Działaj, zanim będzie za późno!

Jak przedszkola i żłobki przypominają rodzicom o płatnościach?

Osoby odpowiedzialne za pilnowanie wpłat za przedszkola, żłobki i inne tego typu placówki najczęściej wybierają tradycyjne metody przypominania rodzicom o ich finansowych obowiązkach:

karteczki – bezapelacyjnie najpopularniejsza metoda. Wręczenie karteczki lub umieszczenie jej w szatni w miejscu należącym do konkretnego dziecka jest bardzo dyskretnym sposobem dotarcia do rodzica. Wymaga jednak sporej skrupulatności – nie tylko przy wypisywaniu karteczek, ale także i przy umieszczaniu ich w odpowiednim miejscu. Ta metoda jest też bardzo pracochłonna, zwłaszcza przy dużej ilości dzieci;
lista dłużników – wywieszenie w widocznym miejscu informacji o kwotach do zapłaty jeszcze do niedawna całkiem nieźle pomagało w odzyskaniu należności. Obecnie ta metoda budzi prawdziwe oburzenie wśród rodziców i trudno im się dziwić. Trzeba pamiętać, że wzywanie do zapłaty jest dość kłopotliwe dla obu stron. Publiczne poinformowanie całej żłobkowej/przedszkolnej społeczności o zaleganiu z opłatami jest odbierane bardzo źle przez rodziców;
rozmowa w cztery oczy lub przypomnienie telefoniczne – wymaga od dyrektora poświęcenia czasu każdemu rodzicowi z osobna, sporej determinacji i opanowania emocji, zwłaszcza w przypadku dużych zaległości. Telefony z prośbą o uregulowanie należności często są ignorowane przez rodziców. W tym przypadku trzeba wykazać się sporą cierpliwością,
wezwanie do zapłaty i skierowanie sprawy do radcy prawnego – mało efektowne. Rodzice zwykle ignorują przychodzące do nich pisma. Koszt, jaki jest związany z postępowaniem sądowym nieraz wręcz przerasta zaległości. Ten sposób odzyskania należności jest więc zupełnie nieopłacalny,
arkusze kalkulacyjne i przypomnienia elektroniczne – z pomocą przychodzi tu na pewno Microsoft Office. Regularne wpisywanie formuł i prowadzenie korespondencji elektronicznej z rodzicami jest stosowane w wielu przedszkolach. Chociaż jest to z pewnością najskuteczniejsza z wymienionych dotychczas metod uzyskania wpłat rodziców, to jednak i ta opcja ma swoje wady. Przede wszystkim zabiera dużo czasu a efekty często nie są współmierne do zaangażowania.

W czym tkwi klucz do sukcesu?

W niektórych przypadkach dyrektor musi stoczyć prawdziwą walkę z rodzicami, którzy nie chcą płacić w terminie. Aby oszczędzić nerwów sobie i drugiej stronie warto kierować się zasadami, które ułatwią codzienne funkcjonowanie placówki:

regularność – rodzice, którzy od samego początku są przyzwyczajeni do konieczności wpłaty w terminie o wiele rzadziej zalegają z opłatami. Dbaj o przypomnienia o płatnościach już na samym początku swojej „przedszkolnej” przygody!
skuteczność – prawdziwy klucz do sukcesu tkwi w dotarciu do klienta. Jeśli nie jesteś pewien, czy informacja z prośbą o płatność dotarła do rodziców to tak naprawdę nie możesz spodziewać się wpłaty. Rodzice, którzy dostają powiadomienia o płatnościach za pomocą poczty elektronicznej czy SMS mają łatwy dostęp do informacji. Jednocześnie właściciel przedszkola otrzymuje wiadomość zwrotną, że rodzic wie o zadłużeniu. Wybieraj więc takie rozwiązania, które zapewnią Ci spokojną pracę bez zmartwień, czy rodzice zapłacą w terminie;
partnerstwo – jeśli będziesz zbyt nachalny/a, Twoje działania będą miały efekt odwrotny do zamierzonego. Działaj dyskretnie, a rodzice na pewno to docenią!

Przedszkola do opłacenia – to naprawdę dziecinnie proste!

Ciekawym pomysłem na automatyczne wysyłanie przypomnień i skuteczne odzyskiwanie pieniędzy za przedszkola jest aplikacja dooplacenia.pl. Ten prosty w obsłudze system informatyczny całkowicie spełnia wymagania nawet najbardziej wymagających dyrektorów. Dlaczego warto wypróbować tą aplikację?

automatyczne wysyłanie wiadomości SMS i e-maili z przypomnieniami – system nie tylko wysyła przypomnienia o płatnościach, ale także ponagla, gdy mija termin wpłaty. Gdy tylko rodzic odczyta wiadomość – otrzymujesz specjalne powiadomienie. To duży atut w przypadku tradycyjnej poczty elektronicznej – dzięki niemu nawet „oporni” rodzice będą musieli uiścić zaległości!
wystarczy jedno wprowadzenie danych – po wpisaniu do systemu informacji o dziecku i opłat masz szybki dostęp do rozliczeń z wszystkich poprzednich okresów rozliczeniowych,
szybkie sumowanie zaległości – nie musisz już wpisywać skomplikowanych formuł, aby uzyskać informację, czy rodzice zalegają z wpłatą, czy też może na koncie ich dziecka widnieje nadpłata;
możliwość całkowicie bezpłatnego wypróbowania usługi – opłata za korzystanie z dooplacenia.pl to 0 zł do 25 dzieci!

Wśród przedszkolnych aplikacji dooplacenia.pl zasługuje na duże wyróżnienie. Ten mini program to prawdziwa petarda dla wszystkich dyrektorów żłobków, przedszkoli, świetlic czy domów kultury, którzy borykają się z problemem nieterminowych wpłat. Nic dziwnego, że coraz więcej osób korzysta z tego pożytecznego oprogramowania.

Autor: dooplacenia.pl.